Các file Word sẽ gây khó khăn khi đọc nếu không có bất kỳ điểm đánh dấu nào. Rất may, với Microsoft Word, bạn có thể đánh số thứ tự – Các phần khác nhau trong tài liệu của mình – dòng, đoạn văn và câu – và di chuyển xung quanh các khối văn bản lớn một cách dễ dàng.
Hướng dẫn sau đây sẽ hướng dẫn bạn các bước đánh số dòng, đoạn văn cũng như câu trong Microsoft Word.
Cách đánh số thứ tự dòng trong Microsoft Word
Trước tiên, hãy xem cách bạn có thể thêm số bên cạnh các dòng trong tài liệu Word của mình. Đây là cách đơn giản nhất trong ba cách vì Word thực sự có một tùy chọn chuyên dụng để thêm số dòng và tùy chỉnh chúng nếu cần. Đây là cách thực hiện:
1. Thêm số dòng
- Mở tài liệu MS Word của bạn và nhấp vào tùy chọn Layout trong dải băng ở trên cùng.
- Trong phần “Thiết lập trang” ở bên trái, nhấp vào Line Numbers .
- Bạn sẽ thấy một vài tùy chọn xuất hiện. Nhấn vào Continue để thêm số vào cạnh mỗi dòng, không phân biệt ngắt trang, ngắt phần .
- Và đánh số dòng của bạn liên tục.
- Nếu bạn muốn số dòng bắt đầu lại cho mỗi trang, hãy chọn Khởi động lại từng trang trong “Line Numbers” .
- Nếu bạn đã thêm các dấu ngắt phần khác nhau vào tài liệu Word của mình, hãy chọn Khởi động lại từng phần .
Lưu ý rằng khi thêm số dòng bằng tùy chọn “Khởi động lại từng phần”, số dòng của bạn sẽ chỉ bị giới hạn ở phần được đánh dấu bằng con trỏ. - Để thêm số dòng vào các phần tiếp theo, hãy đặt con trỏ của bạn vào phần tiếp theo, sau đó chọn tùy chọn “Khởi động lại từng phần” tương tự.
- Bạn sẽ thấy số dòng khởi động lại với phần mới.
Bạn có thể chuyển đổi giữa các tùy chọn đánh số dòng khác nhau bất kỳ lúc nào.
2. Thay đổi thiết lập Line Numbers
MS Word cho phép bạn điều chỉnh số dòng theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu đánh số bằng một số khác, thay đổi khoảng cách giữa cách đánh số và văn bản cũng như xác định cách đếm các số tiếp theo. Đây là cách thực hiện:
- Nhấp vào Tùy chọn đánh số dòng trong “Line Numbers”.
- Trong cửa sổ “Thiết lập trang”, nhấp vào Line Numbers ở dưới cùng .
- Thêm dấu kiểm bên cạnh Thêm đánh số dòng để bắt đầu .
- Để bắt đầu danh sách đánh số của bạn bằng một số khác, hãy nhập số bên cạnh Bắt đầu lúc .
- Để thay đổi khoảng cách giữa đánh số dòng và văn bản của bạn, hãy chọn thụt lề bên cạnh Từ văn bản .
- Tùy chọn Đếm theo cho phép bạn xác định sau bao nhiêu dòng số sẽ được thêm vào. Vì vậy, nếu bạn chọn 2 chẳng hạn, mọi dòng còn lại sẽ được đánh số .
- Cuối cùng, chọn cách bạn muốn số dòng xuất hiện và nhấn OK để xác nhận .
- Kiểm tra kết quả của các tùy chọn bạn đã chọn.
3. Dừng hoặc bỏ đánh số dòng
Nếu có một số đoạn văn nhất định mà bạn không muốn đánh số dòng thì đây là cách bạn có thể đánh số:
- Đặt con trỏ của bạn bên trong đoạn văn đó. Sau đó nhấp vào tùy chọn Line Numbers trong “Bố cục” và chọn Suppress for Current Paragraph .
- Và các dòng trong đoạn đã chọn sẽ bị bỏ qua.
Lưu ý rằng bạn sẽ không thể chặn việc đánh số cho từng dòng mà chỉ dành cho các đoạn văn. Vì vậy, nếu bạn muốn dừng đánh số dòng cho các dòng cụ thể, hãy nhấn Enter sau câu đó để nó là một đoạn riêng biệt, sau đó bỏ đánh số.
Cách đánh số đoạn văn trong Microsoft Word
Tiếp theo, hãy xem cách chúng ta có thể đánh số các đoạn văn trong tài liệu Word.
1. Thêm số vào cạnh đoạn văn
Không giống như dòng, Microsoft Word không có tùy chọn dành riêng cho việc đánh số đoạn văn. Nhưng điều đó không có nghĩa là không có những cách vòng vo để làm điều đó.
- Để bắt đầu, hãy chọn các đoạn văn mà bạn muốn đánh số. Sau đó, trong tab “Home”, nhấp vào tùy chọn Đánh số.
- Điều này sẽ làm cho các đoạn văn xuất hiện như một phần của danh sách được đánh số.
Mặc dù tùy chọn này thêm các số trước mỗi đoạn văn nhưng nó trông giống một danh sách hơn là các đoạn văn được đánh số. Tuy nhiên, tất cả điều này có thể được khắc phục để nó trông ít giống một danh sách hơn và giống với cách đánh số thực tế mà chúng ta đang hướng tới hơn. Thực hiện theo các bước dưới đây để làm như vậy.
2. Giảm hoặc loại bỏ thụt lề đoạn văn
Để làm cho các đoạn văn được đánh số trông ít giống danh sách hơn, trước tiên bạn phải giảm mức thụt lề hoặc loại bỏ hoàn toàn. Đây là cách thực hiện:
2.1 – Dùng tính năng Điều chỉnh thụt lề danh sách
- Bấm vào một trong các số để chọn chúng.
- Sau đó nhấp chuột phải vào một cái và chọn Điều chỉnh thụt lề dòng .
- Thay đổi vị trí Số thành 0 và nhấp vào “OK” .
- Điều này sẽ chuyển các số sang trái.
- Tiếp theo, mở hộp tùy chọn “Điều chỉnh thụt lề dòng” như trước. Và giảm thụt lề Văn bản bằng cách nhấp vào mũi tên xuống. Sau đó nhấp vào “OK” để xem các thay đổi .
- Điều này sẽ rút ngắn khoảng cách giữa các con số và văn bản.
- Các đoạn văn của bạn sẽ bắt đầu trông giống như được đánh số đúng cách. Bạn luôn có thể thử nghiệm các giá trị khác nhau để điều chỉnh khoảng cách giữa các con số và văn bản.
- Danh mục cuối cùng mà bạn có thể muốn kiểm tra là Theo số trong hộp “Điều chỉnh thụt lề dòng” .
- Tại đây, bạn có thể chọn xem bạn muốn có “Ký tự tab”, “Dấu cách” hay “Không có gì” giữa các số và dòng văn bản đầu tiên.
Lý tưởng nhất là trừ khi bạn muốn nhồi nhét việc đánh số bằng văn bản, bạn sẽ không cần dùng các tùy chọn này. Tuy nhiên, vẫn có tùy chọn nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào tùy thuộc vào cách bạn muốn đánh số đoạn văn của mình trông như thế nào.
2.2 – Dùng thước kẻ
Một cách khác để có được kết quả tương tự là dùng Ruler trên Microsoft Word.
- Để bắt đầu, trước tiên hãy nhấp vào tab View ở trên cùng.
- Chọn Hiển thị và đánh dấu bên cạnh Thước .
- Thước bây giờ sẽ xuất hiện ở đầu trang. Ở bên trái của thước, bạn sẽ thấy hai mũi tên, một mũi tên được căn chỉnh theo các số có tên là “Thụt lề dòng đầu tiên” và một mũi tên khác được căn chỉnh theo văn bản có tên “Thụt lề trái” (Di chuột qua chúng để xem tên của chúng).
- Đánh dấu văn bản của bạn bằng cách nhấn
Ctrl+Avà sau đó kéo Thụt lề dòng đầu tiên về phía bên trái để dịch chuyển các số . - Sau đó dịch chuyển Thụt lề trái sang trái để thu hẹp khoảng cách giữa số và văn bản.
Điều chỉnh hai dấu thụt lề sang trái hoặc phải cho đến khi bạn có được số và văn bản chính xác như mong muốn.
3. Khôi phục khoảng cách giữa các đoạn văn
Khi thêm số bên cạnh các đoạn văn bằng danh sách đánh số, bạn sẽ nhận thấy khoảng cách giữa các đoạn văn bị xóa.
- Để khôi phục khoảng cách giữa các đoạn văn, trước tiên hãy chọn tất cả các đoạn văn, sau đó nhấp vào tab Home ở trên cùng.
- Sau đó nhấp vào tùy chọn ‘Cài đặt đoạn văn’ trong phần “Đoạn văn”.
- Tại đây, bỏ chọn hộp có nội dung Đừng thêm khoảng trắng giữa các đoạn văn có cùng kiểu và nhấp vào OK .
- Và cứ như thế, khoảng cách giữa các đoạn văn sẽ được phục hồi.
Cách đánh số câu trong Microsoft Word
Việc đánh số dòng, đoạn trong văn bản Word tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, việc đánh số câu yêu cầu các bước bổ sung vì trước tiên chúng phải được tách hoặc tách khỏi các đoạn văn chứa chúng.
1. Chia đoạn văn thành câu
MS Word cho phép bạn chia các đoạn văn thành các câu riêng lẻ sao cho mỗi câu có một đoạn văn riêng. Mình đã thực hiện toàn bộ hướng dẫn về Cách chia đoạn văn thành câu , vì vậy hãy nhớ xem qua để biết quy trình từng bước.
Tuy nhiên, với mục đích đánh số các câu này, bạn sẽ cần phải điều chỉnh lại một chút. Mình sẽ giới thiệu ngắn gọn cho bạn về quy trình ở đây.
- Chọn các đoạn văn có câu bạn muốn tách. Sau đó nhấn
Ctrl+Hđể mở hộp Tìm và Thay thế. - Nhập dấu chấm, theo sau là khoảng trắng trong trường Find what .
- Trong trường Thay thế bằng , hãy nhập dấu chấm (không có dấu cách sau đó) .
- Sau đó bấm vào Thêm .
- Bấm vào Đặc biệt .
- Và chọn Đoạn đánh dấu .
- Sau đó nhấn vào Thay thế tất cả .
- Khi được nhắc “tìm kiếm phần còn lại của tài liệu”, hãy chọn “Không”.
- Bây giờ, các câu của bạn sẽ được tách khỏi các đoạn văn và quan trọng hơn là sẽ nhận được dấu phân đoạn ở cuối, điều này cho phép bạn thêm các số bên cạnh chúng bằng danh sách Đánh số.
2. Thêm số vào cạnh câu
- Khi các câu của bạn được tách ra, chúng sẽ hoạt động như các đoạn văn riêng. Bây giờ, hãy chọn những câu này trong tài liệu và chỉ cần dùng danh sách được đánh số để thêm số vào trước mỗi câu/đoạn văn như trước.
- Sau đó, dùng tùy chọn ‘Thước kẻ’ hoặc “Điều chỉnh thụt lề dòng” (như được hiển thị trước đó) để điều chỉnh khoảng cách giữa cách đánh số và câu.
Câu hỏi thường gặp
Chúng ta hãy cùng điểm qua một số câu hỏi thường gặp về đánh số dòng, đoạn văn, câu trong MS Word.
Bạn format số dòng như thế nào?
Line Numbers có thể được format từ Tùy chọn đánh số dòng trong ‘Line Numbers’ trong tab Layout. Các tùy chọn có sẵn cho phép bạn xác định số nào bạn muốn bắt đầu, khoảng cách giữa các số và văn bản và sau bao nhiêu dòng mỗi số sẽ được thêm vào. Bạn cũng có thể chọn xem bạn muốn đánh số dòng liên tục, khởi động lại trên mỗi trang hay khởi động lại sau mỗi phần.
Làm sao tách số dòng hoặc số đoạn khỏi văn bản?
Dùng ‘Ruler’ on’ trên MS Word và kéo “First Line Indent” sang trái để tách số dòng hoặc số đoạn khỏi văn bản và thêm khoảng cách giữa chúng.
Làm sao dừng số dòng cho một đoạn văn?
Để dừng đánh số cho một đoạn cụ thể, hãy đặt con trỏ lên đoạn đang đề cập, sau đó chọn “Line Numbers” trong tab ‘Bố cục’ và chọn ‘Suppress for Current Paragraph’.
Line Numbers, đoạn, câu trên MS Word là tính năng tiện dụng giúp bạn xem qua một tài liệu dài và tham khảo nhanh các phần khác nhau một cách dễ dàng. Cho dù bạn đang làm việc với người khác hay tự mình phân tích cú pháp tài liệu, các con số đều cho phép bạn di chuyển quanh tài liệu để chỉnh sửa và tham khảo nhanh hơn.
Mình hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn thêm số dòng, đoạn và câu trong tài liệu MS Word của mình.
