Cách định dạng văn bản trong Word (căn chỉnh, format chuẩn ngành)

Khi gửi bản thảo cho các đại lý hoặc nhà xuất bản, bạn phải format bản thảo của mình vừa phải để nó trông chuyên nghiệp và khẳng định bạn là một nhà văn, người sáng tạo – biết mình đang làm gì.

Hướng dẫn sau đây sẽ chỉ cho bạn cách format bản thảo bằng Microsoft Word và cải thiện tác phẩm.

Format bản thảo bằng MS Word

Trong nhiều trường hợp, format chính xác mà bạn cần cho bản thảo của mình sẽ phụ thuộc vào hướng dẫn do người đại diện, biên tập viên hoặc nhà xuất bản cung cấp. Tuy nhiên, nếu không được cung cấp thì vẫn phải áp dụng format tổng quát. Thực hiện theo các bước bên dưới để xem xét từng chi tiết và format bản thảo cho phù hợp.

1. Phông chữ, cỡ chữ Word chuẩn

Trước tiên, bạn muốn người đọc có thể đọc bản thảo của mình một cách dễ dàng. Một số đại lý và biên tập viên có thể thích loại phông chữ như Sans Serif hoặc Arial. Nhưng nếu nó không được chỉ định, bạn có thể dùng kiểu phông chữ tiêu chuẩn đã được thử và kiểm tra của Times New Roman.

1. Chọn toàn bộ tài liệu bằng cách nhấn Ctrl+Avà đặt phông chữ thành Times New Roman .
   
   
2. Tương tự, kích thước phông chữ cũng quan trọng, tiêu chuẩn ngành là 12. Vì vậy, hãy chọn toàn bộ tài liệu và nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Kiểu Phông chữ để đặt kích thước phông chữ. Sau đó đặt cỡ chữ thành 12 .
   
   

Bất cứ điều gì thấp hơn sẽ khiến người đọc phải nheo mắt, đặc biệt là người dùng máy tính thường hay bị cận thị.

2. Căn trái văn bản

Trong những cuốn sách được xuất bản, văn bản là hợp lý. Tuy nhiên, điều đó chỉ xảy ra sau rất nhiều lần chỉnh sửa và format và thường do chính nhóm biên tập đảm nhiệm. 

Ở giai đoạn này khi bạn gửi bản thảo của mình cho một biên tập viên hoặc một đại lý, tốt nhất là Căn trái phần nội dung chính của bản thảo (nghĩa là mọi thứ ngoại trừ trang Tiêu đề và tiêu đề Chương). May mắn thay, căn lề trái là căn lề mặc định trên MS Word. Nhưng nếu bạn đã thay đổi nó, bạn có thể muốn thay đổi nó về Căn lề trái.

1. Để làm như vậy, hãy nhấp vào phần ‘Đoạn’ trong tab ‘Trang chủ’. 
   
   
2. Sau đó chọn tùy chọn ‘Thụt lề trái’.
   
   

3. Nhân đôi khoảng cách trong bản thảo

Một điều khác giúp bản thảo dễ đọc hơn là giúp độc giả kết nối tốt hơn. Và khoảng cách gấp đôi bản thảo sẽ làm được điều đó.

1. Để làm như vậy trên Microsoft Word Ctrl+A và chọn toàn bộ bản thảo. Sau đó, trong tab “Home”, nhấp vào nút “Khoảng cách dòng và đoạn”.
   
   
2. Chọn 2.0 .
   
   

Điều này sẽ nhân đôi khoảng cách cho toàn bộ bản thảo và làm cho nó dễ đọc hơn nhiều. 

4. Thụt lề đoạn văn

Mỗi chương mới (cũng như đoạn hội thoại) phải bắt đầu bằng một đoạn thụt đầu dòng. Hầu hết người viết đều nhấn nút ‘Tab’ để thụt lề phần đầu đoạn văn của họ. Nhưng thay vì điều này, người ta có thể chỉ cần thay đổi độ thụt lề của đoạn văn thêm nửa inch. 

1. Để làm như vậy, trước tiên, hãy đảm bảo bạn đang ở tab ‘Home’. Sau đó, trong phần ‘Đoạn văn’, nhấp vào mũi tên để mở cửa sổ bay ra.
   
   
2. Trong phần “General”, thiết lập Alignment ở mức Left và Outlive thành Body text .
   
   
3. Sau đó, trong phần “Thụt lề”, chọn Dòng đầu tiên từ menu thả xuống “Đặc biệt” .
   
   
4. Và đặt nó ở mức 0,5 inch hoặc 1,27 cm.
   
   
5. Nhấn  OK để áp dụng .
   
   
6. Đảm bảo tất cả các đoạn văn mới đều được thụt lề như vậy, ngoại trừ phần bắt đầu của chương hoặc cảnh mới.
   
   

5. Tạo trang đầu

Nếu bạn chưa có trang tiêu đề phía trước, đã đến lúc tạo một trang. Format của trang tiêu đề sẽ giống như phần còn lại của bản thảo. Nhưng có một số điều bạn phải thêm vào trang đầu tiên, đó là – chi tiết liên hệ, số từ, tên sách và thể loại. Đây là cách thiết lập nó.

1. Chi tiết liên hệ nằm ở góc trên cùng bên trái của trang. Nhập tên, địa chỉ, số điện thoại và email vào đây. Hoặc, nếu bạn có đại lý, hãy nhập chi tiết liên hệ của đại lý tại đây (Căn trái).
   
   
2. Ở góc trên cùng bên phải, nhập số từ trong sách (xấp xỉ đến hàng nghìn gần nhất và Căn phải).
   
   
3. Phần giữa sẽ là tựa đề cuốn sách. Hãy chắc chắn rằng tất cả đều được viết hoa. Bên dưới phần này (cách nhau bằng một dòng) sẽ là tên tác giả, tất cả đều được căn giữa.
   
   
4. Cuối cùng, ở cuối trang, căn giữa, sẽ có danh mục và thể loại sách.
   
   
5. Thể loại đề cập đến độ tuổi dự định của độc giả, chẳng hạn như Người đọc dễ đọc, Trung cấp, Thanh niên, Người lớn, v.v. Mặt khác, Thể loại đề cập đến những thứ như Giả tưởng, Tuổi trưởng thành, Kinh dị, Bí ẩn, v.v. .

6. Thêm tiêu đề và số trang

Tiêu đề là cần thiết để tạo khoảng trống phía trên nội dung văn bản nơi bạn bao gồm tên của mình (lý tưởng nhất là họ), tên sách cũng như số trang. Cả ba điều này đều cần thiết để các đại lý và biên tập viên luôn biết họ đang đọc bản thảo của ai, tựa sách và số trang họ đang đọc. Đây là cách thêm tiêu đề trước:

1. Nhấp vào tab Chèn  ở trên cùng.
   
   
2. Chọn  Số trang trong phần “Header & Footer” .
   
   
3. Chọn  Top of page  và chọn Simple – Page number 3  để căn chỉnh số trang về bên phải .
   
   
   
   Điều này sẽ đánh số các trang trong tiêu đề.
4. Trong tab “Header & Footer”, nhấp vào Page Number .
   
   
5. Và chọn Format số trang…
   
   
6. Giữ nguyên mọi thứ ngoại trừ ‘Đánh số trang. Nhấn vào Start at  và chọn 0. Nhấn  OK .
   
   
   
   Điều này sẽ đảm bảo rằng trang đầu không được đánh số và số trang đầu tiên bắt đầu bằng chương đầu tiên.
7. Bây giờ hãy nhấp đúp vào bên trong khu vực tiêu đề ở trên cùng và nhập tên (họ) và tên sách.
   
   

Mẹo: Nếu tiêu đề bản thảo quá dài, hãy chọn một vài từ khóa và dùng chúng làm từ viết tắt tiêu đề trong tiêu đề .

Ngoài ra, hãy căn chỉnh tên và tiêu đề sang bên phải sao cho khớp với số trang.

7. Chèn ngắt trang

Mỗi chương mới nên ở trên một trang mới. Vì vậy, khi bạn đọc xong dòng cuối cùng của chương trước, hãy thêm dấu ngắt trang sau đó.

1. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Chèn ở trên cùng.
   
   
2. Sau đó trong phần “Trang”, chọn Ngắt trang (hoặc Ctrl+Enter).
   
   
3. Điều này sẽ đảm bảo rằng chương bắt đầu trên một trang mới.
   
   

8. Đặt lề

Theo mặc định, Microsoft Word đặt lề một inch cho tất cả các cạnh của trang. Đây là khoảng trắng mà bạn nhìn thấy ở hai bên, trên và dưới. Một số nhà văn có xu hướng thay đổi điều này để thu nhỏ các cạnh để mỗi dòng có ít từ hơn và trông giống một cuốn sách hơn một chút. Tuy nhiên, khi gửi bản thảo, bạn phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật của người biên tập. Và nếu không có, ít nhất hãy tuân thủ các tiêu chuẩn của ngành. 

1. Bấm vào Bố cục  ở trên cùng.
   
   
2. Sau đó, trong phần ‘Thiết lập trang’ ở bên trái, nhấp vào hộp thả xuống.
   
   
3. Và đảm bảo rằng lề đều được đặt thành 1 inch (hoặc 2,54 cm).
   
   

9. Format các chương – Tiêu đề và ngắt phần

Format chương là rất quan trọng để làm cho bản thảo trông chuyên nghiệp. Người ta không thể chỉ thêm tiêu đề ở trên cùng và bắt đầu từ dòng đầu tiên sau đó. Như bạn thấy ở hầu hết các cuốn sách, số chương và tiêu đề chương được bù đắp một chút so với đầu. Điều này giúp bất kỳ ai chỉ cần lướt qua bản thảo cũng có thể thấy rõ các chương khác nhau ở đâu. Vì vậy, hãy đảm bảo tiêu đề chương mới (hoặc số chương) ở phía dưới trang một chút.

1. Trên trang chương mới, nhấn Enter cho đến khi bạn đi được khoảng một phần ba trang.
   
   
2. Sau đó, nhập số chương bằng chữ hoa toàn bộ và căn chỉnh nó vào giữa. Ngoài ra, nếu bạn phải nhập tiêu đề của chương bên dưới số chương, hãy đảm bảo tiêu đề đó được viết hoa toàn bộ và căn giữa.
   
   

10. Tạo mục lục

Mục lục không phải lúc nào cũng cần thiết. Nhưng nó giúp nhanh chóng tham khảo các phần hoặc chương nhất định một cách dễ dàng. Vì vậy, trừ khi người biên tập hoặc người đại diện yêu cầu cụ thể thêm hoặc loại trừ nó, bạn có thể cân nhắc việc tạo một tài khoản vì lợi ích của họ. Đây là cách thực hiện:

Lý tưởng nhất là mục lục được đặt sau trang đầu của bản thảo.

1. Đặt con trỏ sau trang đầu tiên và nhấp vào tab Tài liệu tham khảo  ở trên cùng.
   
   
2. Sau đó nhấn vào  Mục lục .
   
   
3. Chọn một bảng tự động.
   
   
4. Điều này sẽ thêm Mục lục vào bản thảo.
   
   
5. Nếu bạn có các cấp độ khác nhau trong bảng của mình, hãy quay lại ‘Mục lục’ và chọn Mục lục tùy chỉnh .
   
   
6. Trong ‘Chung’, thay đổi cấp độ Hiển thị  thành 1 .
   
   
7. Khi được yêu cầu thay thế Mục lục hiện tại, hãy chọn  OK .
   
   
8. Bạn cũng sẽ cần đánh dấu TOC để người đọc có thể xem lại và quay lại mục lục mà không cần tốn nhiều công sức. Để làm như vậy, hãy đánh dấu từ ‘Nội dung’. Sau đó nhấn vào  tab Insert ở trên cùng .
   
   
9. Trong phần “Liên kết”, nhấp vào  Bookmark .
   
   
10. Nhập  TOC để gắn nhãn cho dấu trang. Và nhấp vào Thêm .
    
    

11. Xuất sang PDF

Cuối cùng, đã đến lúc xuất bản thảo dưới dạng file PDF. Đảm bảo đọc lại công việc và đảm bảo rằng mọi thứ khác đều theo thứ tự.

1. Bấm vào File .
   
   
2. Chọn  Xuất .
   
   
3. Với “Tạo tài liệu PDF/XPS” được chọn ở bên trái, hãy nhấp vào Tạo PDF/XPS  ở bên phải .
   
   
4. Đặt tên file theo format này – YourLastName_TITLE_date.pdf . Và bấm vào  Xuất bản .
   
   

Đó là về nó! Bây giờ bạn đã format bản thảo của mình theo tiêu chuẩn ngành. 

Câu hỏi thường gặp

Hãy xem xét một số câu hỏi thường gặp về format bản thảo trên Microsoft Word.

Kiểu phông chữ nào là tiêu chuẩn ngành để xuất bản?

Luôn tuân thủ các nguyên tắc do biên tập viên cung cấp. Nếu không có sẵn, hãy gắn bó với Times New Roman.

Làm sao gửi bản thảo của tôi tới Kindle?

Microsoft Word có tính năng Gửi tới Kindle mới mà bạn có thể truy cập từ File > Xuất và chọn ‘Gửi tài liệu tới Kindle’. 

Tôi có nên tạo Mục lục cho bản thảo của mình không?

Mặc dù không phải tất cả sách và bản thảo đều yêu cầu Mục lục, nhưng một số biên tập viên có thể yêu cầu bạn phải có mục lục đó để điều hướng qua tài liệu của mình một cách dễ dàng. Ngoài ra, nếu bạn muốn xuất bản trên Kindle, Amazon yêu cầu tất cả sách Kindle phải có TOC.

Format bản thảo đúng cách sẽ giúp các biên tập viên và đại lý đọc tác phẩm dễ dàng hơn và khiến bạn trở nên khác biệt với những người còn lại với tư cách là một nhà văn chuyên nghiệp. Mình hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn đạt được điều tương tự.