Zoom Docs là một không gian làm việc mô-đun được hỗ trợ bởi AI dự kiến sẽ ra mắt vào năm 2024. Công cụ này có thể được sử dụng cho tài liệu, quản lý dự án và cộng tác. Nếu nói cụ thể hơn thì Zoom Docs cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và sắp xếp tài liệu bằng các công cụ cộng tác với sự trợ giúp của trợ lý AI của Zoom có tên là AI Companion. Điều này đồng nghĩa là tất cả các thành viên trong nhóm hoặc dự án sẽ có một không gian làm việc chung, nơi bạn có thể phân công công việc dễ dàng và những người khác có thể cập nhập về nhiệm vụ của mình để tránh tình trạng làm trùng lên nhau giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn. Trong bài viết này, hãy cùng TekZone tìm hiểu kỹ hơn về Zoom Docs là gì và cách sử dụng nó nhé!
Zoom Docs là gì và nó dùng để làm gì?
Zoom Docs không phải là một công cụ thông thường mà nó là người bạn đáng tin cậy của bạn về tài liệu, wiki, phân công nhiệm vụ và kiểm soát công việc. Nó được thiết kế với mục tiêu thân thiện với người dùng, tích hợp liền mạch với Zoom và các ứng dụng yêu thích khác, qua đó giúp bạn dễ dàng sáng tạo, cộng tác và sắp xếp cuộc sống số của mình một cách ngăn nắp.
Điều ấn tượng nhất là nó được tích hợp AI, do đó bạn có thể dùng nó rất linh hoạt, bạn có thể cộng tác suôn sẻ, đưa một số tính năng hay của AI vào quy trình làm việc của mình để tăng hiệu suất cho công việc hơn.
Zoom Docs đồng hành cùng AI
Zoom Docs không chỉ dừng lại ở việc thân thiện với người dùng. Mà nó còn cung cấp cho bạn một không gian làm việc nơi bạn có thể thỏa sức sáng tạo với các nội dung tài liệu, văn bản, bảng, hình ảnh,… Cho dù bạn cần tổ chức dữ liệu và phân chia nhiệm vụ, tạo các bảng dữ liệu trong vài phút hay bạn muốn theo dõi các dự án? Đặc biệt, với Zoom Docs bạn còn có thể hợp nhất thông tin vào wiki và thư mục một cách dễ dàng.
Nhiều người có lẽ thắc mắc rằng, như vậy thì AI phát huy tác dụng ở đâu trong Zoom Docs? Thật ra, khi bạn cần một bản tóm tắt về cuộc họp thì tính năng AI sẽ cho phép bạn tổng hợp thông tin và điền nội dung cũng như những điểm chính trong cuộc họp Zoom vào tài liệu của mình một cách nhanh chóng. Điều này giúp những người tham gia vào cuộc họp mà vào muộn có thể nắm được những gì đang diễn ra. Bạn cũng có thể dùng Zoom AI Companion để xem lại lịch sử hội thoại, để lại lời nhận xét cũng như giao nhiệm vụ cho các thành viên,… Rất nhiều chức năng hay ho do AI mang lại giúp Zoom Docs trở thành sự lựa chọn để nâng cao hiệu quả công việc cho giới văn phòng hơn.
Năng suất đáp ứng sự tiện lợi
Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống, khi cuộc họp Zoom đang diễn ra, nhưng bạn cần nghe một cuộc điện thoại quan trọng và lúc bạn vào thì không thể tìm thấy tab cuộc họp bạn cần tham gia giữa rất nhiều các tab đang mở khác? Đừng lo lắng, vì Zoom Docs được tích hợp ngay vào nền tảng Zoom nên bạn có thể tìm thấy cuộc họp của bạn chỉ trong nháy mắt và chính xác.
Đặc biệt với Zoom Docs bạn có thể làm rất nhiều việc để nâng cao hiệu suất giải quyết công việc như: chia sẻ tài liệu của mình trong Teams chat trên Zoom, tham gia đồng chỉnh sửa trong cuộc họp trên Zoom và có thể truy cập mọi thứ từ máy tính để bàn, ứng dụng di động hoặc ứng dụng web khác. Giờ đây, bạn không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ, tab mà có thể đa nhiệm nữa, rất là thuận tiện.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Với Zoom Docs trong máy tính, laptop, ipad,… cho dù bạn đang ở đâu, trong nhà, công ty hay đang ở quán cà phê hoặc đang đi công tác, du lịch một nơi nào đó. Bạn vẫn có thể để mắt đến các dự án khác nhau và theo dõi tiến trình công việc cũng như nhiệm vụ của đồng nghiệp mà không gặp bất kỳ một phiền toái nào, quả thật là rất tiện lợi.
Zoom Docs đưa các thành viên trong nhóm đến gần nhau hơn, khơi dậy sự sáng tạo và tăng năng suất làm việc. Tất cả những điều này là nhờ vào người bạn đồng hành AI mới được Zoom tích hợp vào công cụ này. Đặc biệt, Zoom hứa hẹn sẽ là cái tên nổi bật trong thời gian tới vì có chất lượng tốt và chi phí hợp lý.
Các tính năng của Zoom Docs
- AI được tích hợp trong Zoom Docs cho phép bạn tạo nội dung từ nhiều nguồn khác nhau.
- Hệ thống tất cả trong một giúp bạn quản lý tất cả các dự án, cuộc họp và phân tích của mình ở cùng một nơi.
- Với vai trò là một ứng dụng liên lạc, giờ đây bạn có thể duy trì các cuộc chat cá nhân cũng như nhóm một cách dễ dàng.
- Cộng tác giữa các dự án với đặc quyền chỉnh sửa đồng thời giúp làm việc theo nhóm dễ dàng hơn.
- Lưu trữ nhiều tài liệu và thư mục khác nhau mà không cần phải dựa vào các tùy chọn bên ngoài như Google Drive hoặc Microsoft Onedrive.
Khi nào bạn có thể dùng Zoom Docs?
Hiện tại, Zoom chưa đưa ra lời thông báo chính xác về thời gian sẽ phát hành Zoom Docs mà chỉ tiết lộ rằng, có thể nó sẽ ra mắt vào khoảng năm 2024. Tuy nhiên, với việc Google và Microsoft đã bắt đầu tích hợp các công cụ hỗ trợ AI của họ Duet AI và Copilot gần đây, điều này sẽ thôi thúc Zoom đưa Zoom Docs ra mắt sớm hơn để cạnh tranh nên bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để được dùng thử Zoom Docs. Và nếu đúng như những chức năng tiện lợi mà nó mang lại giống như những gì Zoom nói thì khi nó ra mắt sẽ được mọi người dùng rất phổ biến trong thời gian tới.
