OneDrive là nơi lưu trữ số lượng file khổng lồ, phục vụ cho cả người dùng thông thường và doanh nghiệp, với con số đáng kinh ngạc là 2 tỷ file được tải lên mỗi ngày. Microsoft hiện đang cung cấp OneDrive dành cho doanh nghiệp một sự thay đổi rất cần thiết, mang lại nhiều cải tiến thân thiện với người dùng nhằm nâng cao đáng kể việc quản lý và sử dụng file trên các ứng dụng web, Windows và Microsoft Office. Hãy cùng Tekzone khám phá về các tính năng mới trong OneDrive trong bài viết này nhé!
1. Trang “For you” mới lạ
Ứng dụng web OneDrive chính đang được cải tiến với thiết kế Fluent mới phù hợp chặt chẽ với giao diện của Windows 11 và các bản cập nhật ứng dụng Office gần đây. Nó được thiết kế để tích hợp liền mạch với những thay đổi mới nhất của File Explorer. Ngoài ra, còn có phần “For you” mới được hỗ trợ bởi AI cung cấp các đề xuất file, tương tự như những gì bạn tìm thấy trong File Explorer.
Giờ đây, bạn sẽ tìm thấy ngay các file quan trọng cho ngày làm việc của mình trong phần này, cho dù chúng nằm trong OneDrive, Teams hay nơi khác. Về cơ bản, Microsoft đã biến OneDrive thành một trung tâm trung tâm để khám phá và quản lý tất cả các file .
2. Tích hợp Copilot và kế hoạch tương lai
Microsoft đang tích cực phát triển các chức năng Copilot mới được thiết kế để hỗ trợ người dùng xác định những gì họ cần và duy trì tổ chức kỹ thuật số của họ. Hãy xem xét tình huống này: Bạn đã tham gia một dự án mới có tên “Growth” và cần nhanh chóng nắm bắt tất cả những điều cần biết về dự án đó. Khi bạn chuyển sang Copilot và yêu cầu “Show all the files shared with me related to Project Growth in the past week”. Copilot không chỉ hỗ trợ định vị các file có liên quan mà còn hiểu mong muốn của người dùng là sắp xếp chúng vào một thư mục mới. Copilot tiến hành tạo thư mục và đề xuất các file bổ sung được liên kết với Project Growth có thể chưa được đưa vào tìm kiếm ban đầu. Điều này biến việc tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên đơn giản thành kho lưu trữ kiến thức được cá nhân hóa cho Project Growth
Khi đến lúc chia sẻ những file này với người khác, Copilot có thể tạo các bản tóm tắt để đưa vào các liên kết được chia sẻ, cung cấp cho đồng nghiệp bối cảnh có giá trị. Copilot đơn giản hóa quá trình cập nhật thông tin về những thay đổi quan trọng đối với nội dung của người dùng. Hãy tưởng tượng bản tóm tắt hàng ngày trong OneDrive làm nổi bật các file mới được chia sẻ, các sửa đổi đối với file được người dùng chia sẻ, nhận xét gần đây, tài liệu liên quan đến cuộc họp sắp tới và đề xuất cho các hành động tiếp theo. Bạn có thể tập trung vào việc thực sự hoàn thành công việc của mình thay vì thu thập các phần của nó từ các nguồn khác nhau.
Tương lai của Copilot trong OneDrive có khả năng hợp lý hóa đáng kể cách người dùng thu thập, quản lý và chuyển giao kiến thức, cuối cùng là tiết kiệm thời gian quý báu cho họ. Microsoft sẽ chia sẻ thông tin về những phát triển tiếp theo trong những tháng tới.
3. Tăng cường hợp tác
Chế độ xem web được cập nhật cũng mang đến chế độ xem chia sẻ được cải tiến, bao gồm tất cả các file được chia sẻ qua Nhóm, email và các phương pháp khác để chia sẻ tài liệu Office. Việc chia sẻ file đã trở nên đơn giản hơn nhờ khả năng quản lý quyền hợp lý.
Đối với những người cộng tác rộng rãi, có một “people view” tiện lợi giúp đơn giản hóa việc tìm kiếm các file được chia sẻ với đồng nghiệp. Bạn có thể chỉ cần tìm kiếm khuôn mặt hoặc tên của họ và có thể lọc chế độ xem này theo tên hoặc ưu tiên những đồng nghiệp mà bạn làm việc cùng.
Tính năng tìm kiếm trong OneDrive cũng được cải tiến với các cải tiến về AI, giúp việc xác định vị trí ảnh bạn bè và gia đình được lưu trữ trên dịch vụ lưu trữ của Microsoft’s cloud trở nên đơn giản hơn. Những cải tiến này hiện đang được người tiêu dùng thử nghiệm ở dạng bản xem trước có giới hạn và bản xem trước công khai dự kiến vào đầu năm 2024.
4. Tạo, tùy chỉnh và sắp xếp tốt hơn
Tính năng tạo file trong OneDrive cũng đang được nâng cấp. Nút “add new” mới sẽ cung cấp danh sách các đề xuất mẫu cho bài thuyết trình và các tài liệu khác. Bạn có thể di chuột qua các mẫu này để xem trước hoặc bắt đầu lại từ đầu.
Một tính năng thú vị khác cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc thư mục mà đồng nghiệp cũng có thể nhìn thấy khi bạn chia sẻ thư mục với họ.
Có thể cho rằng bổ sung tiện dụng nhất là khả năng đánh dấu các file OneDrive là mục yêu thích, file này sẽ đồng bộ hóa trên Windows 11, OneDrive trên web và các nền tảng khác. Vì vậy, nếu bạn đã yêu thích một thư mục OneDrive trong File Explorer của Windows 11, bạn sẽ tìm thấy nó trong danh sách yêu thích của mình trên phiên bản web của OneDrive.
5. Tối ưu hóa QOL
OneDrive cũng đang trở nên nhanh hơn và thân thiện hơn với người dùng với khả năng hỗ trợ offline được cải thiện. Microsoft tuyên bố rằng OneDrive trên web khởi chạy nhanh gấp đôi, cung cấp khả năng sắp xếp tức thì, cuộn mượt mà hơn và chức năng offline nâng cao. Bạn sẽ có thể truy cập OneDrive trong trình duyệt của mình ngay cả khi không có kết nối internet. Cả chế độ offline và File theo yêu cầu, trước đây chỉ dành riêng cho ứng dụng OneDrive chính trên máy tính, sẽ có sẵn vào đầu năm 2024.
6. Thêm cho người dùng doanh nghiệp
Người dùng doanh nghiệp OneDrive từ lâu đã yêu cầu khả năng mở bất kỳ tài liệu nào từ OneDrive trên web trong các ứng dụng gốc dành cho máy tính để bàn. Microsoft sẽ thực hiện điều này vào tháng 12, cho phép bạn mở các file như file CAD và PDF. Ngoài ra, chế độ xem Media mới sẽ hợp nhất tất cả nội dung ảnh và video vào một vị trí.
Trải nghiệm OneDrive cải tiến này sẽ sớm mở rộng sang phần file của Microsoft Teams và khu vực dẫn hướng file của Outlook, dự kiến sẽ có sẵn vào tháng 12.
7. An toàn và bảo mật hơn
Trong xu hướng làm việc từ xa và sự phụ thuộc ngày càng tăng vào việc chia sẻ file, thì vấn đề bảo mật là điều quan trọng. Các tính năng mới nhất trong tiện ích bổ sung SharePoint Advanced Management (SAM) cung cấp cho administrator các Media để bảo vệ nội dung bằng cách ngăn chặn việc lộ thông tin quá mức, tăng cường kiểm soát quyền truy cập khi cần thiết, giám sát các hoạt động chia sẻ và tạo điều kiện di chuyển nội dung an toàn trong quá trình mua lại và sáp nhập công ty. Những khả năng này hiện có thể truy cập được đối với người dùng OneDrive trên toàn thế giới, trừ khi có quy định khác.
Và đó là bản cập nhật hiện tại liên quan đến việc cải tiến OneDrive! Nhiều bản cập nhật khác sẽ được tung ra trong tương lai gần và mình sẵn sàng cung cấp tất cả các bản cập nhật đó.
