Top 6 Phần mềm quản lý email miễn phí để thay thế Outlook

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng quản lý email được nhiều người sử dụng nhất trên PC. Tuy nhiên, nếu bạn đã cảm thấy chán và đang có ý định ngừng đăng ký Office365 hoặc đã rời khỏi hệ sinh thái Microsoft Office, thì bạn có thể xem xét các sự lựa chọn khác từ danh sách Top 6 Phần mềm quản lý email miễn phí để thay thế Outlook tốt nhất mà chúng tôi đã tổng hợp dưới đây nhé!

1. eM Client: Phần mềm tốt nhất cho giao diện quen thuộc

Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS

eM Client là một ứng dụng email miễn phí hay dành cho máy tính để bàn. Nó cho phép bạn xem các tài khoản email của mình theo từng mục riêng lẻ hoặc trong một hộp thư đến chung và bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả các hộp thư đến và thư mục của mình trong các tuỳ chọn nằm ở ngăn bên trái màn hình.

Đặc biệt, eM Client được đánh giá là một trong những lựa chọn thay thế Outlook tốt nhất vì giao diện quen thuộc khá giống với Microsoft Outlook. Nó cũng có hộp thư đến, lịch, danh bạ và các mục khác bị ẩn ở phía dưới cùng mà bạn chỉ cần nhấn vào tùy chọn “More” là sẽ hiện ra những mục này. Còn các chi tiết về liên hệ, chương trình làm việc và biểu tượng chat thì nằm ở bên phải màn hình.

Các tính năng bổ sung của eM Client bao gồm: nhắc lại, chủ đề, chữ ký, thông báo, mã hóa và các tùy chọn format email. Nó cũng có một tùy chọn chỉnh độ sáng tối cho màn hình rất hay. Nhược điểm duy nhất là phiên bản miễn phí của eM Clien giới hạn việc sử dụng chỉ ở hai tài khoản email.

2. Thunderbird: Phần mềm tốt nhất cho hiệu suất làm việc cao hơn

Nền tảng: Windows, Mac, Linux

Phần mềm Thunderbird là lựa chọn đầu tiên của hầu hết những người đang tìm kiếm một giải pháp thay thế nhanh chóng cho Outlook. Nó đã tồn tại trong một thời gian dài và vẫn luôn nhận được nhiều sự quan tâm của mọi người. Ưu điểm của nó là có thể hỗ trợ mở tài khoản email không giới hạn, duyệt email theo tab và có thanh công cụ bộ lọc nhanh.

Điều khiến Thunderbird trở thành một trong những lựa chọn thay thế Outlook hiệu quả nhất là nó có sổ địa chỉ, lịch, phần mềm quản lý tác vụ và khu vực chat được tích hợp sẵn. Những tính năng này cho phép người dùng làm việc trên hộp thư đến, quản lý danh bạ, lên kế hoạch sự kiện, thêm và hoàn thành nhiệm vụ cũng như chat với đồng nghiệp tại cùng một nơi trên cùng một giao diện. Thuận tiện hơn nữa là mỗi khu vực bạn mở đều nằm trong cửa sổ tab của nó.

Thunderbird dễ dàng đồng bộ hóa với Outlook, Gmail và Yahoo nhưng bạn có thể thiết lập nó theo cách thủ công để hoạt động tốt với hầu hết các dịch vụ email IMAP và POP3. Quan trọng là bạn có thể tải xuống Thunderbird và sử dụng nó một cách miễn phí.

3. Spark: Phần mềm tốt nhất cho các team

Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS

Ứng dụng email Spark là của Readdle, một công ty đứng sau các ứng dụng như: Fluix, PDF Expert và Scanner Mini. Spark tập hợp tất cả các tính năng cơ bản mà bạn mong đợi ở một ứng dụng email, điều này khiến nó trở nên rất lý tưởng để sử dụng cho các đội nhóm. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tin nhắn, gán email tạm thời hoặc vĩnh viễn, sử dụng hộp thư đến chung để truy cập nhóm và cộng tác trên các bản nháp email. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm nhận xét vào email mà các bạn chia sẻ và cùng làm việc.

Các tính năng bổ sung của Spark mà có lẽ bạn sẽ thích bao gồm: hộp thư đến thông minh dành cho tổ chức và khả năng ghim email để giữ chúng. Bạn cũng có thể tạm ẩn tin nhắn, đặt lời nhắc và lên lịch gửi email.

Tuy nhiên, có một số tính năng nhóm không khả dụng cho Spark trên Windows, chẳng hạn như hộp thư đến dùng chung và thư nháp chung. Để biết thêm tính năng hãy tải xuống Spark miễn phí hoặc xem các gói đăng ký Spark.

4. Mailspring: Phần mềm tốt nhất để theo dõi email

Nền tảng: Windows, Mac, Linux

Nếu bạn đang cân nhắc các lựa chọn để thay thế Outlook và tìm kiếm một giải pháp cho phép bạn biết liệu email có được mở hay không, liệu các liên kết bạn đưa vào có được nhấp hay không, thì hãy xem ứng dụng email Mailspring. Cụ thể, khi dùng Mailspring để soạn email, bạn có thể bật theo dõi liên kết và theo dõi xem thư có được mở hay không. Bạn sẽ thấy thông báo cho các hoạt động này ở phía trên bên trái của cửa sổ ứng dụng. Nhấp để xem các thông báo tương ứng và chọn “Chế độ xem hoạt động” để có báo cáo hoàn chỉnh.

Các tính năng khác cũng là một điểm cộng giúp Mailspring trở thành một lựa chọn thay thế Outlook hay bao gồm chi tiết liên hệ như hồ sơ LinkedIn và lịch sử tin nhắn, báo lại và lời nhắc, trả lời thông minh có thể tùy chỉnh và lập lịch gửi email. Bạn cũng có thể chia sẻ chuỗi email cho người khác một cách nhanh chóng.

Đặc biệt, khi cài đặt phần mềm Mailspring lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được email có hướng dẫn thực hiện các bước để giúp bạn làm quen với ứng dụng này. Bạn có thể tải xuống Mailspring miễn phí và xem Mailspring Pro để biết về các tính năng bổ sung nếu cần.

5. BlueMail: Phần mềm hỗ trợ AI tốt nhất

Nền tảng: Windows, Mac, Linux, Android, iOS

Khi bạn cần trợ giúp để nhập chính xác những gì bạn muốn nói thì trợ lý AI của BlueMail có thể hỗ trợ bạn nhanh chóng và đó cũng là điểm mạnh của phần mềm này. Cụ thể khi sử dụng BlueMail GEM AI, bạn có thể trả lời hoặc soạn email và tóm tắt các tin nhắn bạn nhận được bằng trí tuệ nhân tạo. Nhập tóm tắt những gì bạn muốn nói và BlueMail sẽ cung cấp một tin nhắn, bao gồm cả dòng chủ đề. Và để trả lời tin nhắn, công cụ AI cũng xem xét email gốc của người nhận.

Một tính năng khác của BlueMail mà bạn sẽ thích là có Later Board dùng để sắp xếp các tin nhắn đến dựa trên thời điểm bạn muốn trả lời. Giống như bảng ghi chú, bạn có thể di chuyển tin nhắn vào danh sách đã làm sau khi hoàn tất. Bạn cũng có thể sử dụng phần Lịch và Danh bạ tích hợp sẵn của ứng dụng để có gói ứng dụng email hoàn chỉnh.

Bạn có thể điều chỉnh các cài đặt trên BlueMail. Từ giao diện và chủ đề đến quản lý thư mục và chữ ký, ứng dụng email miễn phí này là một lựa chọn phù hợp để thay thế cho Outlook mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.

6. Canary Mail: Phần mềm tốt nhất để gửi tin nhắn an toàn

Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS

Canary Mail cung cấp một cách để gửi email an toàn và nhanh chóng, đây cũng là tính năng nổi bật của phần mềm này. Những tin nhắn của Canary Mail khi gửi sẽ được mã hóa bằng “SecureSend” và tùy chọn bao gồm ngày hết hạn. Người nhận khi nhận được email mà bạn đã gửi cho họ, có thể đăng nhập vào Google hoặc dùng Magic Link để mở email, sau đó gửi cho bạn thư trả lời lại một cách an toàn.

Ứng dụng email này cũng hỗ trợ AI với cái tên Copilot để soạn email bạn gửi và tóm tắt các email bạn nhận được. Ngoài ra, bạn còn có thể ghim, tạm ẩn và gắn dấu sao email, đánh dấu thư rác và hủy đăng ký khỏi danh sách email.

Các tính năng bổ sung của Canary Mail bao gồm: hộp thư đến, bộ lọc, shortcut, thông báo, mẫu,…

Tóm lại, với các phần mềm quản lý email miễn phí mà chúng tôi đã đề cập ở trên, đây đều là những lựa chọn tốt nhất dành cho người dùng từ bình thường đến chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo để chọn ra một phần mềm yêu thích và thay thế cho Microsoft Outlook của mình nhé!