Cách sắp xếp Gmail khoa học, cài đặt mail Hộp thư đến

Cài đặt hộp thư đến Gmail ngăn nắp có thể giúp làm việc hiệu quả và năng suất nhất. Và những lời khuyên này sẽ giúp bạn.

Quản lý email có vẻ như là một trong những nhiệm vụ mà bạn nên lên kế hoạch thực hiện khi có thời gian nhưng thực tế nó không bao giờ được thực hiện. Ngày càng có nhiều email tràn ngập hộp thư đến, khiến việc tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm trở nên khó khăn và tốn thời gian. Trên thực tế, bạn có thể dành nhiều thời gian để tìm kiếm những email phù hợp hơn là đọc chúng.

Điều này đúng ngay cả khi bạn dựa vào Gmail, ứng dụng có một số tính năng tiện lợi, chẳng hạn như nhãn và bộ lọc, để giúp quản lý email dễ dàng hơn. Tuy nhiên, mình ở đây để thông báo với bạn rằng việc sắp xếp hộp thư đến Gmail dễ dàng hơn nhiều so với bạn nghĩ và mang lại một số lợi ích, chẳng hạn như quản lý thời gian tốt hơn, nâng cao năng suất và cải thiện khả năng giao tiếp.

Và những lợi ích này có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng do hộp thư đến quá tải. Chỉ cần làm theo các mẹo mà mình đã chia sẻ trong bài đăng này và bạn sẽ sớm có hộp thư đến Gmail sạch hơn, dễ dùng hơn và hoàn toàn yên tâm.

Đảm bảo các email quan trọng xuất hiện ở trên cùng

Một hộp thư đến chứa đầy email có thể khó điều hướng và có thể khiến việc tìm kiếm thông tin bạn cần trở nên khá khó khăn. Để tránh điều này, hãy đảm bảo các email liên quan xuất hiện ở trên cùng. Bạn có thể làm như vậy bằng cách dùng các tính năng được tích hợp trong Gmail.

Theo mặc định, Gmail cung cấp cho bạn 5 Option để sắp xếp email – Quan trọng trước, Chưa đọc trước, Được gắn dấu sao trước, Hộp thư ưu tiên và Nhiều hộp thư đến. Để thay đổi email nào xuất hiện đầu tiên, hãy làm theo các bước sau.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải hộp thư đến Gmail rồi nhấp vào nút ‘Xem tất chế độ cài đặt’.

Khi trang Cài đặt chính mở ra, hãy chuyển sang tab ‘Hộp thư đến’. Sau đó, chọn hộp thư đến ưa thích từ tùy chọn loại ‘Hộp thư đến’.

Chọn tùy chọn ‘Thư Quan trọng trước tiên’ để cho phép Gmail hiển thị cho bạn các email mà Gmail cho là quan trọng nhất. Ngoài ra, bạn có thể chọn xem các tin nhắn chưa đọc hoặc được gắn dấu sao trước.

Bạn cũng có thể đặt nó thành Hộp thư ưu tiên, cho phép Gmail tìm hiểu những email bạn tương tác thường xuyên nhất để Gmail có thể hiển thị những email đó ở trên cùng.

Chỉnh chế độ xem hộp thư đến

Với Gmail, bạn có thể tùy chỉnh hộp thư đến của mình theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: bạn có thể chọn cách hiển thị thông báo email.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng để mở bảng Cài đặt.

Chọn giữa các chế độ xem Mặc định, Thoải mái và Nhỏ gọn. Tùy chọn Mặc định hiển thị tên của người gửi và loại file đính kèm bên dưới chủ đề. Bạn có thể mở file đính kèm trực tiếp từ hộp thư đến của mình bằng chế độ xem này.

Tùy chọn Thoải mái cho bạn biết rằng các file đính kèm hiện có với sự trợ giúp của biểu tượng kẹp giấy nhưng không cho phép bạn mở trực tiếp các file đính kèm. Cuối cùng, tùy chọn Compact cho phép bạn xem nhiều email hơn trên màn hình.

Dùng nút thư rác

Với sự trợ giúp của Trí tuệ nhân tạo, Gmail tự động xác định email nào không mong muốn và thư rác, ngăn chúng đi vào hộp thư đến. Điều đó có nghĩa là, đôi khi thư rác vẫn có thể vượt qua và đến hộp thư đến, dẫn đến tình trạng lộn xộn và khiến bạn mất tập trung trong việc tìm kiếm thông tin mình cần.

Điều này có thể xảy ra khi Gmail không nhận ra những email đó là thư rác. Giải pháp trong trường hợp này là đánh dấu những email đó là thư rác bằng nút được cung cấp.

Bấm vào hộp kiểm bên cạnh email bạn muốn đánh dấu là thư rác để chọn thư.

Điều này sẽ hiển thị cho bạn một vài nút ở trên cùng. Nhấp vào nút xuất hiện dưới dạng dấu chấm than trong vòng tròn để đánh dấu email là thư rác.

Giờ đây Gmail sẽ tự động gửi tất cả các email tương tự từ người gửi vào thư mục thư rác, giúp hộp thư đến luôn sạch sẽ. Ngoài ra, nếu bạn cho rằng một email hữu ích nhưng nó đã bị Gmail đánh dấu là thư rác, bạn cũng có thể thông báo rằng đó không phải là thư rác.

Dùng bộ lọc

Có nhiều email có nghĩa là bạn sẽ không thể sắp xếp tất cả chúng theo cách thủ công và quyết định xem email nào hữu ích. May mắn thay, với các bộ lọc, bạn không cần phải làm vậy. Bạn chỉ có thể cho Gmail biết bạn muốn email nào trong một danh mục cụ thể bằng cách tạo bộ lọc cho chúng.

Để tạo bộ lọc, hãy đi tới cài đặt Gmail và nhấp vào tab ‘Bộ lọc và địa chỉ bị chặn’.

Tiếp theo, nhấp vào ‘Tạo bộ lọc mới’.

Gmail sẽ cho phép bạn chọn bộ lọc đó sẽ làm gì. Bạn có thể chọn email từ những người cụ thể hoặc chứa các từ cụ thể, kích thước email và thậm chí cả việc họ có file đính kèm hay không. Nó có thể gửi email trực tiếp đến kho lưu trữ mà không cần vào hộp thư đến hoặc tự động đánh dấu email là đã đọc.

Bạn có thể tạo các bộ lọc khác nhau cho email của mình để đảm bảo rằng chỉ những email có liên quan mới xuất hiện trong hộp thư đến, giúp bạn dễ dàng xem chúng khi cần mà không lãng phí thời gian.

Loại bỏ các tab không dùng

Theo mặc định, Gmail cung cấp năm tab để phân loại email. Chúng bao gồm các tab chính, xã hội, diễn đàn, cập nhật và quảng cáo. Gmail tự động đặt các email khác nhau vào các tab phù hợp, giúp giảm sự lộn xộn do các bản tin, email quảng cáo và các nội dung khác gây ra.

Tuy nhiên, không phải ai cũng cần cả năm tab, trong trường hợp đó, các tab bổ sung có thể chỉ làm tăng thêm sự lộn xộn. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể tắt các tab bạn không dùng bằng cách vào cài đặt Gmail.

Trên trang Cài đặt, nhấp vào tab ‘Nhãn’ và cuộn xuống phần ‘Danh mục’.

Tại đây, bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn các tab danh mục theo yêu cầu của mình bằng cách nhấp vào các nút tương ứng.

Lưu ý: Bạn có thể tắt tất cả các tab ngoại trừ tab Chính và việc tắt một tab sẽ khiến các email xuất hiện trong tab Chính. Vì vậy, mẹo này hoạt động tốt nhất đối với các tab không có bất kỳ email nào.

Việc có ít tab hơn cũng sẽ giúp bạn kiểm tra email thường xuyên hơn dễ dàng hơn, nhờ đó bạn có thể xóa những tab mình không cần.

Lưu trữ email

Bạn có hai tùy chọn khi xóa các email mà bạn không còn tương tác. Đầu tiên là xóa chúng, thao tác này sẽ chuyển chúng vào thư mục ‘Thùng rác’ từ đó chúng sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày. Tùy chọn thứ hai là lưu trữ chúng, tùy chọn này sẽ chuyển chúng vào thư mục ‘Lưu trữ’.

Lưu trữ email có nghĩa là chúng sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến nhưng không bị xóa. Bạn vẫn có thể tìm kiếm chúng nếu cần và sẽ tìm thấy chúng trong tab ‘Tất cả Thư’. Tính năng lưu trữ giúp bạn lưu trữ các email mà bạn có thể hiện không dùng mà không để chúng tạo ra sự lộn xộn trong hộp thư đến.

Để lưu trữ email, chỉ cần di chuột qua nó và bạn sẽ thấy nút lưu trữ ở bên phải. Bấm vào nó để lưu trữ nó.

Ngoài ra, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải và bạn sẽ nhận được nhiều tùy chọn khác nhau cho phép bạn sắp xếp email của mình.

Nhấp vào ‘Lưu trữ tất cả các mục hiển thị’ để lưu trữ tất cả thư email trong hộp thư đến Gmail.

Bạn thậm chí có thể chọn email từ những người gửi cụ thể và lưu trữ chúng hàng loạt, giải phóng dung lượng trong hộp thư đến một cách nhanh chóng.

Bật thông báo trên màn hình

Bạn muốn theo dõi các email khi chúng đến để có thể thực hiện ngay hành động cần thiết? Nếu vậy, hãy cân nhắc việc bật thông báo trên màn hình của Gmail. Tính năng này cho bạn biết mỗi khi có email đến hộp thư đến, cho phép bạn quản lý email theo thời gian thực.

Để bật thông báo trên màn hình, hãy mở trang cài đặt Gmail và cuộn xuống tùy chọn ‘Thông báo trên màn hình’ trên tab ‘Chung’.

Tại đây bạn có thể chọn bật thông báo cho tất cả email hoặc chỉ những email quan trọng. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh âm thanh thông báo email từ đây. Khi bạn đã hoàn tất, hãy cuộn xuống và lưu các thay đổi.

Để tận dụng tối đa thông báo trên màn hình của Gmail, bạn cũng sẽ phải bật thông báo của trình duyệt nếu chúng bị tắt. Sau khi bật tính năng này, bạn có thể đọc, xóa, lưu trữ hoặc trả lời email ngay khi chúng đến hộp thư đến.

Tắt tiếng tin nhắn email

Bạn có thể thường xuyên tham gia vào các tin nhắn qua email không nhất thiết liên quan đến bạn hoặc những tin nhắn mà bạn thấy không quan trọng vào lúc này. Mặc dù bạn luôn có thể rời đi nhưng một tùy chọn khác là tắt tiếng chuỗi tin nhắn, ngăn các bản cập nhật liên tục xuất hiện và làm bạn mất tập trung.

Việc tắt tiếng tin nhắn sẽ ngăn tin nhắn mới xuất hiện nhưng chúng vẫn sẽ đến được với bạn. Bạn có thể tìm thấy chúng trong kho lưu trữ. Điều này có nghĩa là nếu muốn, bạn luôn có thể kiểm tra chúng sau hoặc tìm kiếm một email cụ thể khi cần.

Để tắt tiếng một chuỗi hội thoại, hãy nhấp vào hộp kiểm ở bên trái của chuỗi email bạn muốn tắt tiếng để chọn chuỗi đó, sau đó nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng.

Menu thả xuống xuất hiện sẽ chứa tùy chọn tắt tiếng; bấm vào nó để tắt tiếng tin nhắn.

Mọi tin nhắn mới trong tin nhắn sẽ không hiển thị trong hộp thư đến mà thay vào đó sẽ được gửi trực tiếp đến kho lưu trữ. Bạn có thể dễ dàng xác định vị trí các tin nhắn bị tắt tiếng bằng cách nhập is:mutedvào thanh tìm kiếm.

Đánh dấu các email quan trọng

Gmail thực hiện khá tốt việc xác định email nào có thể quan trọng đối với bạn và thêm ‘Điểm đánh dấu quan trọng’ màu vàng bên cạnh chúng. Tuy nhiên, vẫn có những lúc nó không thể làm được điều đó một cách chính xác. May mắn thay, bạn vẫn có thể cho nó biết email nào quan trọng bằng cách gắn dấu sao cho chúng.

Mặc dù Gmail thêm các điểm đánh dấu quan trọng vào toàn bộ chuỗi email nhưng bạn có thể thêm dấu sao vào từng email trong một chuỗi. Làm như vậy sẽ giúp bạn tìm kiếm các email cụ thể nhanh hơn và ít gặp rắc rối hơn.

Để thêm dấu sao, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ngôi sao bên cạnh email trong hộp thư đến Gmail.

Khi bạn đã hoàn tất chuỗi email, bạn có thể xóa dấu sao bằng cách nhấp lại vào biểu tượng dấu sao.

Khi bạn tiếp tục thêm và xóa dấu sao, Gmail sẽ phát hiện thư nào quan trọng đối với bạn tốt hơn. Bạn có thể truy cập tất cả các email được gắn dấu sao của mình từ tùy chọn ‘Được gắn dấu sao’ trên bảng điều khiển bên trái hộp thư đến.

Dùng nhãn để sắp xếp email

Gmail dùng nhãn để phân tách email thành các danh mục khác nhau, chẳng hạn như Hộp thư đến, Thùng rác và Thư nháp. Nó cũng cho phép bạn tạo nhãn của riêng mình và thậm chí bạn có thể thêm nhiều nhãn vào thư email. Nhãn hoạt động giống như thẻ, giúp bạn dễ dàng tìm đúng thư và thậm chí bạn có thể lồng các nhãn như thư mục con.

Nhãn có thể dài 225 ký tự và có thể được mã hóa màu để hiển thị tốt hơn. Và bạn có thể thiết lập Gmail để Gmail tự động thêm nhãn vào email khi chúng đến.

Để tạo nhãn, hãy cuộn xuống phía bên trái hộp thư đến Gmail cho đến khi bạn đến phần ‘Nhãn’. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ để tạo nhãn mới.

Trong hộp xuất hiện, bạn có thể chọn tên nhãn và liệu bạn có muốn lồng nó vào các nhãn hiện có hay không. Nhấp vào nút ‘Tạo’ để tạo nhãn.

Việc dùng nhãn có thể giúp mọi việc dễ dàng hơn khi sắp xếp hộp thư đến Gmail nhưng chúng nên được dùng một cách chiến lược. Mặc dù bạn có thể tạo nhiều nhãn nhưng quá nhiều nhãn sẽ dẫn đến cùng một vấn đề, vì vậy sự cân bằng phù hợp là rất quan trọng. Hoặc, bạn có thể dựa vào các ứng dụng của bên thứ ba giúp bạn thêm nhãn dưới dạng tab để dễ dàng truy cập.

Dùng thử nhiều hộp thư đến

Gmail có một tính năng gọi là Nhiều Hộp thư đến, cho phép bạn quản lý nhiều tài khoản Gmail thông qua một hộp thư đến hợp nhất. Vì không có giới hạn về số lượng tài khoản Gmail bạn có thể tạo nên bạn có thể có các tài khoản riêng biệt cho gia đình và cơ quan và quản lý chúng bằng Nhiều Hộp thư đến.

Để bật Nhiều Hộp thư đến, hãy mở Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng để truy cập cài đặt.

Cuộn xuống phần ‘Loại hộp thư đến’ và nhấp vào tùy chọn ‘Nhiều hộp thư đến’. Kích hoạt tính năng này sẽ cho phép bạn tạo nhiều ngăn cho các danh mục email khác nhau, chẳng hạn như chủ đề, loại, người gửi, v.v.

Bạn cũng có thể chọn các email cụ thể để xuất hiện trong một hộp thư khác và định cấu hình từng phần dựa trên mức độ ưu tiên. Tính năng Nhiều Hộp thư đến giúp cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về các danh mục email khác nhau, mang lại trải nghiệm người dùng nhanh hơn.

Bật tính năng nhắc nhở trong Gmail

Nếu bạn nhận được nhiều email spam, rất có thể bạn đã bỏ lỡ một vài email quan trọng khi cố gắng tránh thư rác. Tính năng Nudge trong Gmail có thể giúp bạn trong những trường hợp như vậy bằng cách nhắc nhở bạn về những email quan trọng mà bạn cần chú ý. Nó chạy trên một thuật toán đưa các email cần phản hồi từ bạn hoặc bên kia lên đầu hộp thư đến.

Tính năng này có thể khá tiện dụng nếu bạn cần Câu lệnh về việc gửi phản hồi hoặc email theo dõi.

Để bật Nudges, hãy đi tới cài đặt Gmail và cuộn xuống trong khi ở tab ‘Chung’ cho đến khi bạn đến phần ‘Nudges’.

Nhấp vào hộp kiểm để bật Nhắc nhở cho cả email cần phản hồi và đề xuất tiếp theo.

Khi bạn đã bật Nudges, Gmail sẽ tự động đưa các email yêu cầu phản hồi lên đầu hộp thư đến. Nó sẽ gợi ý những email mà bạn có thể đã quên trả lời, cũng như những email yêu cầu gửi email tiếp theo. Do đó, bạn có thể nhanh chóng xử lý các email khi cần, thay vì để chúng chồng chất trong hộp thư đến của mình.

Dùng Hashtags trong Gmail

Như mình đã giải thích ở trên, bạn có thể tạo nhãn để sắp xếp và quản lý thư email của mình một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu muốn tiến thêm một bước, bạn cũng có thể dùng hashtag khi soạn email và sau đó dùng chúng để dễ dàng tìm kiếm các email cụ thể trong hộp thư đến của mình.

Ví dụ: bạn có thể gửi email cho khách hàng về một dự án và có thể dùng hashtag #follow-up, #project-details, #name-of-the-project, v.v. ở cuối tin nhắn.

Giờ đây, việc tìm kiếm các email giới hạn trong chủ đề này chỉ yêu cầu tìm kiếm các thẻ bắt đầu bằng # này trong hộp tìm kiếm.

Khi bạn nhập hashtag vào hộp tìm kiếm, tất cả các email có chứa hashtag đó sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Bạn không còn cần phải sắp xếp hàng tấn email theo cách thủ công để đến được email bạn cần.

Tạo nhiều bí danh Gmail

Bạn có thể tạo nhiều phiên bản địa chỉ email của mình trong Gmail với sự trợ giúp của dấu ‘+’ và các tổ hợp số và từ khác nhau. Điều này sẽ cho phép bạn lọc email từ nhiều người gửi khác nhau, giúp giữ hộp thư đến sạch sẽ và không lộn xộn. Chỉ cần đảm bảo tạo bí danh duy nhất khi đăng ký.

Việc thêm ‘+any.alias’ vào địa chỉ email sẽ cho phép email đến hộp thư đến. Ví dụ: nếu email là [email protected], bạn có thể tạo các phiên bản khác nhau của địa chỉ đó, chẳng hạn như [email protected] hoặc [email protected].

Và bạn có thể chỉ cần lọc email và sắp xếp các thư quan trọng khỏi thư rác. Bạn có thể chia sẻ địa chỉ email cụ thể có chứa dấu ‘+’ với những người như những người liên hệ thân thiết để đảm bảo những thư đó đến được hộp thư ưu tiên.

Bạn nên đặt bí danh email dễ hiểu để bạn nhớ mục đích tạo ra chúng. Mẹo này cũng hữu ích trong việc quản lý những thứ như đăng ký được kết nối với tài khoản vì bạn có thể tạo một nhóm cụ thể cho từng bí danh.

---

Các mẹo mình chia sẻ ở đây có thể giúp bạn sắp xếp hộp thư đến Gmail của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp việc quản lý email trở nên dễ dàng. Hầu hết mỗi cách này đều dễ dàng thử và thực hiện và chỉ mất vài giây. Và bạn thậm chí có thể thử một số tính năng này khi dùng Gmail trên thiết bị di động.

Nếu bạn đang tìm kiếm thêm tùy chọn có thể giúp sắp xếp hộp thư đến Gmail của mình dễ dàng hơn thì có một số tiện ích mở rộng và tiện ích bổ sung dành cho trình duyệt có thể đáng để bạn thử, chẳng hạn như tiện ích bên dưới.