Nếu bạn nhận được nhiều email hàng ngày, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xem qua những email quan trọng đối với mình. May mắn thay, Gmail có chức năng Tạm ẩn gốc mà bạn có thể bật cho một số email bạn nhận được trong hộp thư đến. Tạn thời ẩn để chúng biến mất khỏi hộp thư đến trong một khoảng thời gian nhất định và xuất hiện lại khi bạn muốn.
Trong bài đăng này, mình sẽ giúp bạn hiểu tính năng báo lại của Gmail là gì, cách thức hoạt động và cách bạn có thể sử dụng nó để xem email sau này.
Tạm ẩn trên Gmail là gì?
Tạm ẩn tin nhắn trên Gmail cho phép người dùng tạm dừng cuộc chat trong một khoảng thời gian giới hạn để họ có thể quay lại sau. Bạn có thể trì hoãn email vào bất kỳ ngày hoặc giờ nào trong tương lai và khi thời điểm đó đến, Gmail sẽ thông báo cho bạn về email theo cách tương tự như một email mới. Khi sử dụng Tạm ẩn, bạn có tùy chọn hoãn email cho đến sau ngày hôm nay, ngày mai, cuối tuần này hoặc tuần tới hoặc thêm ngày và giờ tùy chỉnh trong vài tháng hoặc nhiều năm sau.
Những email mà bạn tạm ẩn trong Gmail sẽ biến mất ngay lập tức khỏi hộp thư đến và được chuyển đến thư mục Đã tạm ẩn nơi bạn có thể truy cập tất cả các email bạn đã tạm dừng trước đó. Bạn có thể tạm ẩn bất kỳ email nào bạn muốn từ hộp thư đến của mình, bao gồm cả thư đã đọc và chưa đọc trên bất kỳ danh mục nào như chính, cập nhật hoặc khuyến mãi. Khi tạm ẩn các email có nhiều thư, Gmail sẽ coi chúng như bất kỳ email nào khác, do đó sẽ xóa toàn bộ chuỗi thư khỏi hộp thư đến và chuyển nó vào thư mục Đã tạm ẩn .
Cách tạm ẩn email
Nếu bạn có một email mà bạn muốn xem sau, bạn có thể sử dụng tính năng báo lại để trì hoãn thông báo bằng cách làm theo các bước bên dưới.
Trên mạng
- Để tạm ẩn một email trên web, hãy mở Gmail trên trình duyệt web và di chuột qua email bạn muốn tạm ẩn. Bây giờ, hãy nhấp vào nút Báo lại (được đánh dấu bằng biểu tượng đồng hồ ) ở phía bên phải của email để có thêm tùy chọn.
- Bạn cũng có thể tạm ẩn email sau khi mở nó bằng cách nhấp vào nút Tạm ẩn ở trên cùng (phía trên dòng chủ đề của email).
- Một cách khác là nhấp chuột phải vào tin nhắn bạn muốn báo lại và chọn Báo lại từ menu xuất hiện.
- Trong menu mục bổ sung xuất hiện, hãy chọn thời điểm bạn muốn được thông báo về email này. Bạn có thể chọn bất kỳ thời gian mặc định nào từ menu này – Cuối ngày hôm nay , Ngày mai , Cuối tuần này hoặc Tuần tới . Ngoài mỗi tùy chọn này, bạn sẽ có thể xem ngày và giờ khi thời gian báo lại kết thúc.
- Nếu muốn đặt thời gian tùy chỉnh thì nhấn vào Pick date & time .
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có thể xem lịch và một số tùy chọn khác. Chọn ngày bạn muốn được thông báo từ lịch, sau đó nhập thời gian bạn muốn ở bên phải. Khi bạn đã chọn được khoảng thời gian muốn báo lại, hãy nhấp vào Lưu .
- Bạn sẽ thấy biểu ngữ “Đã tạm ẩn cuộc chat” ở góc dưới cùng bên trái của màn hình Gmail. Email đã chọn sẽ được gửi ngay đến thư mục Đã tạm ẩn trong Gmail.
Báo lại nhiều email hàng loạt
Bạn cũng có thể tạm ẩn nhiều email cùng một lúc bằng cách chọn các hộp ở bên trái những email bạn muốn tạm ẩn. Sau khi chọn email mong muốn, hãy nhấp vào nút Báo lại ở trên cùng và làm theo các bước tương tự như trên để đặt thời lượng báo lại.
Đối với người dùng Gmail đã bật phím tắt, bạn có thể tạm ẩn email bằng cách nhấn “ B ” trên bàn phím sau khi chọn email đó trong hộp thư đến của mình.
Trên điện thoại
- Để tạm ẩn email trên điện thoại iPhone hoặc Android, hãy mở ứng dụng Gmail trên thiết bị Android hoặc iOS. Bây giờ, hãy chọn một email bạn đã nhận được mà bạn muốn tạm ẩn.
- Khi phần chính mở ra, hãy nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Trong menu xuất hiện, chọn Báo lại .
- Bây giờ bạn sẽ thấy một menu mục bổ sung cung cấp cho bạn khoảng thời gian đặt trước để tạm ẩn tin nhắn. Bạn có thể chọn một tùy chọn từ menu này theo sở thích của mình – Cuối ngày hôm nay , Ngày mai , Cuối tuần này hoặc Tuần tới . Bên dưới mỗi tùy chọn này, bạn sẽ thấy ngày và giờ khi quá trình báo lại kết thúc.
- Nếu bạn muốn đặt thời gian tùy chỉnh để báo lại thư, hãy nhấn vào Chọn ngày và giờ .
- Một màn hình mới sẽ bật lên hiển thị lịch cùng với các tùy chọn khác. Tại đây, chọn ngày bạn muốn được thông báo về tin nhắn đã chọn trong lịch.
- Để chọn thời gian tùy chỉnh, chạm vào Thời gian rồi chọn Tùy chỉnh .
- Bây giờ, hãy chọn thời điểm ưa thích để tắt tính năng báo lại cho tin nhắn ở phía dưới rồi nhấn vào Tiếp theo .
- Để đặt thời gian này, hãy nhấn vào Lưu ở góc trên cùng bên phải.
- Tin nhắn bây giờ sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến và được gửi đến thư mục Đã tạm ẩn. Bây giờ bạn sẽ thấy một biểu ngữ ở phía dưới có nội dung “Đã báo lại cho đến <ngày và giờ>”.
Báo lại nhiều email hàng loạt
Bạn cũng có thể tạm ẩn nhiều email cùng lúc trên điện thoại bằng cách làm theo các bước bên dưới.
- Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại và nhấn và giữ bất kỳ email nào bạn muốn tạm ẩn. Khi một email được chọn, sau đó hãy chọn thêm email mà bạn muốn tạm ẩn.
- Sau khi chọn xong một loạt email, hãy nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm .
- Tiếp theo, chọn Tạm ẩn từ menu bật lên và làm theo các bước như trước để tạm ẩn tất cả các email đã chọn.
Cách truy cập các email đã tạm ẩn
Khi một email được tạm ẩn, email đó sẽ được gửi tới thư mục Đã tạm ẩn trong tài khoản Gmail. Nếu muốn truy cập chúng, bạn có thể làm theo các bước sau để xem tất cả các email bạn tạm ẩn và mở chúng ngay cả trong thời gian tạm hoãn.
Trên mạng
- Để truy cập các email đã tạm ẩn trên máy tính, hãy mở Gmail trên trình duyệt web và nhấp vào tab Đã tạm ẩn trên thanh bên trái. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập toán tử “ in: snoozed ” vào thanh tìm kiếm của Gmail để truy cập thư mục này.
- Bạn sẽ có thể xem tất cả các email bạn đã tạm ẩn với thông tin chi tiết về thời gian chúng bị tạm ẩn vì xuất hiện màu đỏ ở phía ngoài cùng bên phải. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ email đã tạm ẩn nào của mình để mở chúng và chúng sẽ mở mà không bị báo lại.
- Khi mở một email đã tạm ẩn, bạn sẽ thấy nhãn “Đã tạm ẩn cho đến <ngày và giờ>” xuất hiện ở trên cùng.
Trên điện thoại
- Để xem các email đã tạm ẩn trên điện thoại, hãy mở ứng dụng Gmail trên thiết bị iPhone hoặc Android và nhấn vào biểu tượng 3 dòng ở góc trên cùng bên trái.
- Trong thanh bên xuất hiện, chọn Đã báo lại .
- Bây giờ, bạn sẽ thấy tất cả các email bạn đã tạm ẩn và ở cuối mỗi email này, bạn sẽ thấy nhãn “Đã tạm ẩn cho đến <ngày và giờ>” màu đỏ để cho bạn biết chúng đã được tạm ẩn trong bao lâu .
- Bạn có thể mở bất kỳ email đã tạm ẩn nào của mình và nó sẽ mở giống như mọi email khác trên Gmail. Sau khi thư được mở, bạn sẽ lại thấy nhãn Đã báo lại ở trên cùng cho biết thời điểm thời gian báo lại kết thúc.
Cách hủy tạm ẩn tin nhắn trên Gmail
Các email bị tạm ẩn có thể được hủy tạm ẩn sớm, ngay cả trước khi thời gian tạm ẩn của chúng kết thúc. Nếu bạn muốn tự mình hủy tạm ẩn email và gửi chúng trở lại hộp thư đến Gmail của mình, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách thực hiện theo các bước bên dưới.
Trên mạng
- Để hủy tạm ẩn thư trên máy tính, hãy mở Gmail trên trình duyệt web và nhấp vào tab Đã tạm ẩn trên thanh bên trái.
- Tại đây, bạn sẽ có thể xem tất cả các email bạn đã tạm ẩn trước đó. Để hủy báo lại một email, hãy di chuột qua email đó trong thư mục Đã báo lại và nhấp vào nút Báo lại (nút được đánh dấu bằng biểu tượng đồng hồ).
- Trong menu xuất hiện, chọn Hủy báo lại .
Email đã chọn bây giờ sẽ được bỏ báo lại và sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến. - Bạn cũng có thể hủy tạm ẩn email sau khi mở chúng từ trong thư mục Đã tạm ẩn. Để hủy báo lại, hãy nhấp vào Hủy báo lại ở góc trên cùng bên phải.
- Khi thực hiện việc đó, bạn sẽ thấy biểu ngữ “Cuộc chat chưa được báo lại” xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái.
- Bạn cũng có thể hủy báo lại nhiều email cùng một lúc bằng cách chọn các hộp ở bên trái của email bạn muốn hủy báo lại trong thư mục Đã báo lại.
- Sau khi chọn, hãy nhấp vào nút Báo lại và chọn Hủy báo lại từ menu tràn.
Tất cả các email đã chọn bây giờ sẽ được bỏ báo lại.
Trên điện thoại
- Để hủy tạm ẩn tin nhắn trên điện thoại, hãy mở ứng dụng Gmail trên thiết bị iPhone hoặc Android và nhấn vào menu Hamburger ở góc trên cùng bên trái.
- Trong thanh bên xuất hiện, chọn Đã báo lại .
- Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ thấy tất cả các email bạn đã tạm ẩn cùng với thông tin về thời gian chúng đã bị tạm ẩn.
- Để hủy báo lại một email, hãy chọn email đó từ màn hình này.
- Khi email được tạm ẩn mở ra, hãy nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Trong menu xuất hiện, chọn Hủy báo lại .
- Bây giờ bạn sẽ thấy biểu ngữ “Đã chuyển tới Hộp thư đến” ở cuối.
- Nếu bạn muốn hủy báo lại một loạt email cùng một lúc, hãy nhấn và giữ bất kỳ thư nào trong số này rồi bắt đầu chọn những thư bạn muốn được hủy báo lại. Khi tin nhắn được chọn, hãy nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở trên cùng bên phải.
- Trong màn hình bật lên, chọn Hủy báo lại .
Các email đã chọn bây giờ sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến.
Câu hỏi thường gặp
Điều gì xảy ra khi bạn tạm ẩn thư trên Gmail?
Khi một email được tạm ẩn trong Gmail, email đó sẽ tự động bị xóa khỏi hộp thư đến và được gửi đến thư mục Đã tạm ẩn. Tùy thuộc vào thiết bị bạn đã sử dụng để tạm ẩn tin nhắn, bạn sẽ thấy các biểu ngữ ở dưới cùng có nội dung “Đã tạm ẩn cuộc chat” hoặc “Đã tạm ẩn cho đến <ngày và giờ>” với tùy chọn Hoàn tác để giúp bạn hủy tạm ẩn các tin nhắn có thể đã bị tạm ẩn do nhầm lẫn .
Nếu bạn tạm ẩn một email có nhiều thư bên trong, Gmail sẽ tạm ẩn tất cả các thư, tức là toàn bộ chuỗi chứ không chỉ thư cuối cùng được gửi cho bạn. Điều này có nghĩa là toàn bộ cuộc chat sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến và được gửi tới thư mục Đã tạm ẩn.
Khi bạn tạm ẩn email của ai đó, Gmail sẽ chỉ tạm ẩn email đã chọn và không có email nào khác. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhận được thông báo khi cùng một người gửi email khác cho bạn.
Điều này cũng áp dụng cho các tin nhắn được gửi tới một email đã được tạm ẩn. Trong thời gian tạm ẩn, nếu bạn nhận được thư trả lời cho email mà bạn đã tạm ẩn thì email này sẽ tự động được bỏ tạm ẩn. Bạn sẽ nhận được thông báo về tin nhắn này và nếu bạn muốn tiếp tục tạm ẩn cuộc chat, bạn sẽ phải tạm hoãn lại cuộc chat đó theo cách thủ công.
Khi thời gian tạm ẩn kết thúc, email đã tạm ẩn sẽ xuất hiện lại bên trong hộp thư đến Gmail và bạn sẽ nhận được thông báo về email đó giống như cách bạn nhận được email mới. Một cách để phân biệt giữa thông báo về email mới và email bị tạm ẩn là những email sau sẽ có nhãn “Đã tạm ẩn” trên đó. Các email bị tạm ẩn sẽ chiếm phần đầu hộp thư đến khi thời gian tạm ẩn của chúng kết thúc và chúng sẽ ở trên cùng cho đến khi có email mới đến hộp thư đến.
Báo lại khác với Lưu trữ và Tắt tiếng trên Gmail như thế nào?
Tạm ẩn chỉ là một cách để di chuyển thư khỏi hộp thư đến, có nhiều cách khác để thực hiện việc đó – bạn có thể lưu trữ email hoặc ẩn email đó. Nhưng ba lựa chọn này khác nhau như thế nào?
Hãy bắt đầu với việc báo lại. Việc tạm ẩn email chỉ tạm thời xóa email đó khỏi hộp thư đến và nó sẽ xuất hiện lại khi thời gian tạm hoãn kết thúc hoặc nếu có thư mới trong cuộc chat mà bạn đã tạm ẩn trước đó. Bạn có tùy chọn để quyết định khi nào bạn muốn những email này chuyển trở lại hộp thư đến của mình và bất kỳ lúc nào, bạn có thể xem chúng trong thư mục Đã tạm ẩn.
Trong trường hợp lưu trữ email, thư sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến nhưng chúng không được gửi đến một thư mục cụ thể như trong trường hợp báo lại. Thay vào đó, các email đã lưu trữ sẽ xuất hiện cùng với các email khác mà bạn đã nhận được trong thư mục Tất cả thư. Mặc dù bạn có thể hủy lưu trữ các email mà bạn đã lưu trữ trước đó nhưng bạn có thể gặp khó khăn khi tìm thấy những email này ngay từ đầu nếu bạn không nhớ người gửi email hoặc chủ đề của chúng. Tuy nhiên, tương tự như báo lại, thư mới bên trong thư đã lưu trữ sẽ tự động hủy lưu trữ và gửi lại hộp thư đến, đồng thời bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi nhận được thư.
Việc tắt tiếng email trong Gmail sẽ ẩn vĩnh viễn email đó khỏi hộp thư đến và email này giờ đây sẽ chỉ xuất hiện bên trong thư mục Tất cả thư bên trong tài khoản. Không giống như lưu trữ, khi bạn ẩn email, email đó sẽ không xuất hiện lại trong hộp thư đến ngay cả khi có thư mới trong cùng một chuỗi và do đó, sẽ không có bất kỳ cảnh báo nào khi bạn nhận được thư trả lời bên trong email đó. Tương tự như các email đã lưu trữ, các email bị tắt tiếng cũng khó bật tiếng hơn vì chúng không hiển thị trong một thư mục riêng mà chỉ được liệt kê cùng với các email khác trong thư mục Tất cả thư của tài khoản.
Tại sao nên sử dụng Snooze trên Gmail?
Việc tạm ẩn email có thể có ích khi bạn nhận được rất nhiều email và không phải tất cả chúng đều là email rác hoặc thư rác. Vì những email này có thể quan trọng đối với công việc hoặc lối sống nên bạn có thể tạm ẩn chúng để đảm bảo rằng bạn sẽ được nhắc về chúng sau này thay vì dựa vào trí nhớ của mình. Bằng cách này, bạn có thể tiếp tục công việc hiện tại và không bị làm phiền bởi các tin nhắn mới.
Vì bạn chỉ xóa nó khỏi hộp thư đến của mình trong một khoảng thời gian giới hạn nên các email bị tạm ẩn sẽ xuất hiện trở lại sau khi thời gian tạm ẩn của chúng kết thúc. Một ưu điểm khác của Báo lại so với các tùy chọn tắt tiếng và lưu trữ là tất cả các tin nhắn được báo lại xuất hiện bên trong một phần dành riêng cho chúng, tức là bên trong thư mục Đã báo lại. Bạn sẽ không phải tìm kiếm thủ công từng thư trong số chúng từ bộ sưu tập Tất cả thư để truy cập chúng hoặc chuyển chúng trở lại hộp thư đến.
Bất cứ lúc nào, khi ai đó trả lời email mà bạn tạm ẩn, email đó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến và email này sẽ tự động được bỏ tạm ẩn. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ các email có mức độ ưu tiên cao.
Đó là tất cả những gì bạn cần biết về việc tạm ẩn email trên Gmail.
